Repérer ma première tâche

Automatisation assistée par IA

Faire lire automatiquement les commandes reçues par mail

Une commande client saisie en retard ou avec une erreur de référence coûte deux fois : une fois en temps, une fois en litige. Or elle arrive presque toujours sous une forme lisible par une machine.

Contrôle humain requis. Aucune commande n'entre en préparation sans validation humaine. Les correspondances de références incertaines sont présentées pour arbitrage.

Le problème

Les bons de commande reçus en PDF ou dans le corps d'un mail sont extraits et préparés dans votre gestion commerciale.

Le gain est proportionnel au nombre de commandes reçues hors de tout portail structuré. Il est nul si vos clients commandent déjà via une interface.

Boîte mail de réception des commandesLogiciel de gestion commercialeCatalogue de références internes
2 à 5 h par semaineGain principal attendu
1 800 à 3 200 €Forfait, fixé après le repérage gratuit
3 à 5 semainesDe la commande à la mise en service

Signaux

Vous êtes concerné si…

  • Vos clients commandent par mail, en PDF ou par fichier joint.
  • La saisie des commandes retarde la préparation.
  • Des erreurs de référence ou de quantité arrivent jusqu'à la livraison.
  • Le volume de commandes varie fortement selon les périodes.

Avant / après

Ce qui change concrètement

  1. AVRessaisie de chaque commande reçue
  2. APExtraction automatique, contrôle groupé

Le gain est proportionnel au nombre de commandes reçues hors de tout portail structuré. Il est nul si vos clients commandent déjà via une interface.

Déroulé

Comment nous procédons

  1. 01

    Collecte des commandes

    Une boîte dédiée centralise les commandes entrantes, quel que soit le format d'origine.

  2. 02

    Extraction assistée par IA

    Client, références, quantités, délai souhaité : les champs sont extraits avec un indice de confiance par ligne.

  3. 03

    Correspondance des références

    Les références client sont rapprochées de vos références internes. Les correspondances incertaines sont signalées.

  4. 04

    Validation puis création

    La commande est créée dans votre outil après validation humaine. Rien n'entre en préparation sans contrôle.

Livrables

Ce que vous obtenez

  • La boîte de collecte et la règle de tri
  • L'extraction paramétrée sur vos principaux clients
  • La table de correspondance des références
  • L'écran de validation et le suivi des cas douteux

Contrôle

Ce qui reste entre vos mains

Aucune commande n'entre en préparation sans validation humaine. Les correspondances de références incertaines sont présentées pour arbitrage.

  • La procédure manuelle reste documentée et utilisable.
  • La brique est surveillée : une interruption vous est signalée.
  • La documentation permet à un tiers de reprendre le travail sans nous.

Limites

Ce que cette automatisation ne fera pas

  • Les commandes manuscrites ou photographiées de travers demandent un contrôle systématique.
  • Une référence client inconnue ne sera pas devinée : elle est remontée pour décision.
  • L'extraction n'est jamais fiable à 100 %. Le contrôle groupé fait partie du processus, pas de l'échec.

Métiers

Où cette brique s'applique

Le principe reste le même, les flux changent. Chaque page secteur décrit les tâches réelles du métier.

Négoce & distribution

Commandes par e-mail, stocks, réapprovisionnement, tarifs clients.

Voir le secteur →

Transport & logistique

Tournées, lettres de voiture, preuves de livraison, facturation au poids.

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Industrie & ateliers

Ordres de fabrication, stocks, contrôles qualité, maintenance interne.

Voir le secteur →

Commerce & retail

Stocks, commandes fournisseurs, catalogues, retours, tableaux de bord.

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Souvent associée

Les briques qui vont avec

Rien n'oblige à les prendre ensemble. On en installe une, on mesure, puis on décide.

Du devis accepté à la facture, sans ressaisie

Le devis accepté devient chantier, commande ou mission, puis facture, sans que personne ne retape les mêmes lignes.

3 ressaisies successivesUne seule saisie

2 à 4 h par semaineDéterministe

Relances d'impayés automatiques

Les factures échues sont relancées à J+8 puis à J+15, avec le bon ton et le bon interlocuteur, sans que personne n'ait à y penser.

Relances oubliées, faites au coup par coupRelance à J+8 puis J+15, automatique

Délai de paiement réduit de 10 à 15 joursDéterministe

Factures fournisseurs lues automatiquement

Les factures reçues par mail ou en PDF sont lues, les montants extraits et l'écriture préparée pour la comptabilité.

Ressaisie manuelle, facture par factureExtraction automatique, contrôle groupé

3 à 6 h par semaineIA · contrôle humain

Chiffrer cette automatisation : Commandes reçues lues automatiquement

Le forfait annoncé (1 800 à 3 200 €) est une fourchette. Le prix exact est fixé après 45 minutes d'échange, une fois que nous avons vu votre cas réel — et nous vous disons franchement si l'automatisation ne se justifie pas chez vous.

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