Symptômes
Ce que l'on retrouve souvent
- Le temps passé est saisi tard ou reconstitué.
- Les avenants et dépassements sont identifiés trop tard.
- La facturation dépend d'un fichier de suivi mensuel.
- La rentabilité par mission n'est connue qu'après coup.
Secteurs
Mieux piloter missions, temps et facturation
Missions, temps passés, contrats, livrables et facturation : quand tout repose sur des fichiers et des e-mails, la rentabilité devient visible trop tard.
Contexte
Dans les services B2B, le risque n'est pas seulement administratif : c'est la marge qui se découvre trop tard.
Cabinets de conseil, bureaux d'études, prestataires B2B, agences spécialisées, sociétés avec missions, forfaits, régies ou abonnements.
tempsrelié aux missions
jalonsfacturables
margevisible plus tôt
Flux
La chaîne à fiabiliser
- 01Prospect
- 02Proposition
- 03Mission
- 04Temps
- 05Livrable
- 06Facture
- 07Renouvellement
Contraintes
Les points métier à traiter proprement
Le détail compte : une automatisation utile respecte vos règles, vos exceptions et votre vocabulaire.
Temps et charge
Le suivi doit être assez simple pour être rempli, mais assez structuré pour facturer et piloter.
Contrats et jalons
Forfaits, régies, abonnements, avenants et échéances doivent déclencher les bonnes actions.
Livrables et validations
Les validations client doivent être rattachées au dossier, pas perdues dans une boîte mail.
Rentabilité
La marge par mission doit être visible pendant l'exécution, pas seulement après la clôture.
Première étape
Temps et jalons prêts à facturer
On relie les temps ou jalons validés à une préparation de facture claire, sans fichier de consolidation manuel.
- Suivi simple des temps ou jalons.
- Validation interne avant facturation.
- Vue rentabilité par mission.
Livrables
Ce que vous obtenez à la livraison
- La remontée automatique des temps vers la facturation.
- La trame de proposition paramétrée sur vos meilleurs documents.
- Le point hebdomadaire par mission et par client.
- La formation des consultants et 30 jours de garantie.
Gains
Les effets recherchés
- Facturation plus régulière.
- Dépassements détectés plus tôt.
- Moins de consolidation manuelle en fin de mois.
Apports
Ce que l'automatisation doit apporter
Un suivi mission/client plus lisible.
Une facturation moins dépendante de fichiers mensuels.
Des alertes sur dépassements, jalons et renouvellements.
Une vision plus rapide de la rentabilité.
Le catalogue
Les automatisations les plus utiles dans ce métier
Chacune se vend, se chiffre et se mesure séparément. On en installe une, on constate le résultat, puis vous décidez s'il y en a une deuxième.
Du devis accepté à la facture, sans ressaisie
Le devis accepté devient chantier, commande ou mission, puis facture, sans que personne ne retape les mêmes lignes.
3 ressaisies successivesUne seule saisie
2 à 4 h par semaineDéterministe
Relances d'impayés automatiques
Les factures échues sont relancées à J+8 puis à J+15, avec le bon ton et le bon interlocuteur, sans que personne n'ait à y penser.
Relances oubliées, faites au coup par coupRelance à J+8 puis J+15, automatique
Délai de paiement réduit de 10 à 15 joursDéterministe
Heures du terrain remontées automatiquement
Les heures saisies sur le terrain alimentent la paie et la facturation sans être recopiées au bureau.
Feuilles papier, reconstitution de mémoireSaisie sur le terrain, remontée automatique
3 à 5 h par semaine au bureauDéterministe
Documents récurrents produits automatiquement
Convocations, attestations, contrats, comptes rendus : les documents répétitifs sont générés à partir de vos données, puis envoyés après contrôle.
Copie du dernier document, modification à la mainGénération à partir des données
2 à 5 h par semaineDéterministe
Deux outils qui s'ignorent, enfin reliés
Vos logiciels existants échangent enfin leurs données au lieu d'obliger quelqu'un à faire le pont à la main.
Export, retraitement, import à la mainÉchange automatique entre outils
2 à 6 h par semaineDéterministe
Le point hebdomadaire, préparé tout seul
Les chiffres qui comptent sont consolidés et vous arrivent chaque lundi, sans que personne ne passe la matinée à les préparer.
Consolidation manuelle, chiffres en retardPoint consolidé chaque lundi matin
Une demi-journée par semaineDéterministe
Cas concret
Voir le raisonnement appliqué
Des situations réalistes, construites sur des flux de PME réelles avec des données fictives.
Parlons de votre activité : Conseil & services B2B
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